Aprenda como fazer o controle de contas a pagar e receber de uma PME

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O controle de contas a pagar e receber é uma atividade essencial para o sucesso de um negócio no longo prazo. Saber quanto entra e sai do caixa da empresa permite que o empreendedor faça uma gestão proativa e não reativa.

Monitorar as receitas e as despesas significa não perder prazos, ter maior previsibilidade quanto ao futuro e evitar riscos. Com isso, o negócio ganha eficiência e se torna mais competitivo no ramo de atuação.

Veja, a seguir, algumas dicas de como realizar o controle de contas a pagar e receber da sua pequena ou média empresa!

Organize as contas

Você tem o caixa do seu negócio “na mão”? Se essa pergunta o deixa inquieto, é sinal de que precisa organizar melhor as contas a pagar e receber. Se você ainda não tem esse controle, comece hoje mesmo a classificar as contas da sua empresa.

Tenha em mente que nem sempre essa lista precisa ser igual à da contabilidade. Afinal, o dia a dia do negócio pode exigir uma gestão customizada. Então, anote as principais fontes de receita e despesa do seu empreendimento.

São exemplos de entradas: vendas à vista e a prazo, recuperação de tributos, retorno de aplicações financeiras etc. Já as saídas podem ser: pagamento de fornecedores, salário de funcionários, compra de materiais de consumo, entre outras possibilidades.

Elabore um planejamento financeiro a longo prazo

Uma máxima da literatura diz que: para quem não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve. Tal ensinamento é bastante útil na gestão de um negócio, pois nos lembra da necessidade de se programar o fluxo de caixa. Quem vai querer ser pego de surpresa na hora de ter que honrar um compromisso financeiro, não é mesmo?

Assim, busque planejar as contas a pagar e receber do seu negócio, para ter mais agilidade na tomada de decisão. Se a sua empresa pretende se expandir nos próximos anos, esse crescimento precisa estar contemplado no planejamento. Por isso, estabeleça metas de curto, médio e longo prazo, de modo a poder avaliar a evolução do negócio.

Faça o registro de tudo

Você talvez já tenha ouvido o pensamento segundo o qual o que não é medido não pode ser gerenciado. Logo, para ter uma gestão eficiente, o empreendedor precisa estar com o controle de contas a pagar e receber em dia. Uma maneira de fazer isso é realizar o registro de tudo que entra e sai da sua empresa.

Com essa simples técnica, você passa a conhecer seu negócio a fundo, bem como identifica quais áreas movimentam mais recursos. Tal aprendizado permite que você possa fazer ajustes nas contas, para que não haja sobra ou falta de dinheiro. Como você deve saber, capital imobilizado nem sempre é bom para o negócio, já que interfere na gestão de curto prazo.

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Preveja receitas e despesas

Muitos empresários se preocupam apenas com o presente do empreendimento e se esquecem do futuro. Ter uma previsão de receitas e despesas possibilita que você case a entrada de recursos com o pagamento de compromissos. Nos casos em que isso não for possível, você pode buscar alternativas, como a antecipação de recebíveis.

Note que, para tomar a decisão mais adequada, você precisa dispor de uma visão panorâmica das finanças da empresa. Nesse sentido, o registro das contas a pagar e receber possibilita conhecer os meses com maior ou menor necessidade de dinheiro. Dessa forma, você pode se preparar para manter o caixa sempre positivo e permitir que a empresa gere lucro.

Não misture gastos pessoais com empresariais

Uma regra básica da gestão de um negócio é não misturar os gastos da pessoa física com os da pessoa jurídica. Quando esse erro acontece, a empresa geralmente é a mais prejudicada, pois precisa pagar por dívidas que não são dela. A mistura de gastos não só atrapalha a gestão, por confundir os dados do negócio, como afeta negativamente a atividade-fim.

Uma vez que há desvio ou furo nas contas da empresa, a tendência é de que faltem recursos para o empreendimento gerar lucro. Com isso, abre-se a chance de o negócio entrar em um círculo vicioso, que pode levar à falência. Logo, a remuneração do empresário deve ser definida e os gastos dele separados das contas a pagar do negócio.

Diminua a inadimplência

A inadimplência pode ser enxergada sob dois pontos de vista, quer dizer, da empresa em relação aos clientes e aos fornecedores. No primeiro caso, o atraso no recebimento das vendas atrapalha o fluxo de caixa, pois pode deixar o negócio sem capital de giro. Já no segundo, quando não honra compromissos assumidos, a empresa perde poder de barganha com os parceiros.

Como você deve perceber, uma situação leva a outra. Por isso, busque diminuir a inadimplência dos clientes. Isso pode ser feito, por exemplo, com uma análise de crédito precisa ou com um sistema de cobranças proativo.

Conte com a ajuda da tecnologia

Até aqui você já deve ter entendido a importância de se fazer o controle de contas a pagar e receber. Contudo, talvez esteja em dúvida sobre como colocá-lo em prática, não é mesmo? Saiba, então, que você poderá contar com o auxílio da tecnologia para monitorar as entradas e as saídas do seu negócio.

Hoje em dia, existem diversos tipos de softwares que contribuem para o acompanhamento diário das finanças. Com esses sistemas, você dispõe de cálculos automáticos, projeções de fluxo de caixa etc. Assim, fica muito mais fácil gerenciar as receitas e as despesas.

Saiba que não é exagero dizer que o controle de contas a pagar e receber deve ser o coração da gestão de um negócio. Sem essa atividade, a sobrevivência da empresa no mercado fica prejudicada. Por isso, tenha em mente que tal monitoramento deve ser constante. Caso contrário, o negócio pode ter que assumir riscos desnecessários, como pagamento de juros altos para cobrir despesas de curto prazo.

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